Strategi Implementasi Integrasi Sistem Manajemen

Saat ini ilmu pengetahuan dan teknologi semakin berkembang dari waktu ke waktu. Penggunaan sistem manajemen semakin banyak digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan dengan cara integrasi. 

Sistem manajemen terpadu adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan proses-proses di dalam suatu organisasi dalam satu kerangka lengkap dimana setiap sistem akan menjalankan perannya secara akuntabel sembari tetap terkoordinasi satu sama lain agar tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai. 

Sistem manajemen terintegrasi membantu perusahaan memperoleh lebih banyak peluang bisnis dan memungkinkan perusahaan memperoleh “nilai lebih” tanpa menginvestasikan lebih banyak waktu ataupun sumber daya. Sistem manajemen terintegrasi memungkinkan perusahaan mengelola proses dan elemen-elemen organisasi dengan pendekatan yang terstruktur untuk meningkatkan kinerja perusahaan sembari mengefisienkan sumber daya dan mengefektifkan hasil yang diinginkan. Terutama jika seluruh sistem manajemen yang diintegrasikan menggunakan sistematika yang sama yaitu Plan, Do, Check dan Action (PDCA).

Banyak perusahaan yang sudah merasakan manfaatnya dalam mengintegrasikan sistem manajemen seperti mutu, K3, lingkungan, energi, anti suap, keamanan informasi, dll. Manfaat yang didapatkan diantaranya:

1. Mengurangi duplikasi pekerjaan. Terutama dalam pembuatan informasi terdokumentasi (dokumen persyaratan) sistem manajemen mulai dari dokumen kebijakan, manual, prosedur, dan yang lainnya.
2. Menciptakan komunikasi yang efektif.
3. Peningkatan fokus bisnis
4. Pendekatan yang lebih holistik untuk mengelola risiko;
5. Mengurangi konflik antara masing-masing sistem manajemen;
6. Pelaksanaan audit yang lebih efektif dan efisien baik secara internal maupun eksternal;
7. Mampu memfasilitasi penerapan persyaratan standar sistem manajemen baru yang ingin diterapkan organisasi menjadi lebih mudah.

Agar perusahaan mendapatkan manfaat di atas, perlu adanya beberapa strategi untuk mengimplementasikan sistem manajemen terintegrasi di tempat kerjanya antara lain:

1. Selaraskan visi, misi, budaya dan nilai-nilai yang dianut di perusahaan, serta tujuan-tujuan jangka pendek dan menengah ke dalam setiap fungsi dan departemen.
2. Tetapkan dan biasakan sistematika PDCA berlaku di dalam tiap proses, fungsi dan departemen
3. Buatlah target kinerja yang SMART dan indikator yang relevan di dalam tiap fungsi dan departemen. Verifikasi dan pastikan bahwa target kinerja tersebut dapat secara efektif membantu dan mendukung tercapainya target-target perusahaan.
4. Adopsi standar-standar sistem manajemen yang fleksibel, pas dengan budaya perusahaan, dan dapat mendorong peningkatan kematangan budaya perusahaan. Standar-standar sistem manajemen yang dikembangkan oleh ISO seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 37001, ISO 55001, ISO 27001, ISO 22301, dll sangat direkomendasikan untuk diadopsi mengingat kesamaan sistematika dan strukturnya serta penerapannya yang kontekstual.
5. Aplikasikan persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen tersebut secara terintegrasi, menghindari duplikasi, memilih atau mengembangkan proses yang paling cocok dan efisien, berfokus kepada hasil atau output dan bukan pada dokumentasi.
6. Secara bertahap, integrasikan beberapa prosedur dan dokumen yang identik menjadi satu dokumen atau prosedur  saja. Misalnya prosedur-prosedur mengenai audit, pengendalian dokumen, inspeksi, manajemen risiko, dll. 
7. Selanjutnya proses-proses yang bertujuan sama dapat diintegrasikan. Misalnya proses penetapan kebijakan, perencanaan dan pelaksanaan audit, tinjauan manajemen, manajemen risiko, investigasi, penetapan tujuan dan program, identifikasi kompetensi dan analisis kebutuhan pelatihan, serta proses lain yang bisa digabungkan atau diintegrasikan.
8. Terakhir, dimana dirasa sesuai dengan kebutuhan dan memungkinkan, perusahaan dapat menugaskan pelaksanaan proses-proses yang sudah terintegrasi tersebut di bawah kendali satu penanggung jawab, fungsi atau departemen. Hal ini dapat mengurangi duplikasi dan sumber daya, juga dapat meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas.
9. Ukur kinerja secara transparan, jadikan audit sebagai piranti peningkatan (improvement), dan tidak perlu alergi dengan perubahan-perubahan yang cepat tetapi diperlukan. 
10. Terus menerus mencari peluang improvement untuk mengintegrasikan proses-proses agar semakin efisien, memaksimalkan daya saing, dan pada akhirnya dapat mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Artinya adalah perusahaan yang ingin mengintegrasikan sistem manajemennya, dapat mengambil inspirasi dari tubuh manusia (organisme). Organisme adalah contoh ideal dari suatu organisasi yang mempunyai sistem yang terintegrasi secara sempurna, dimana setiap sistem organ (sistem manajemen) dapat menjalankan fungsinya masing-masing tetapi saling tergantung dengan sistem lain. Di samping itu, setiap terjadi ketidaksesuaian di mana pun di dalam elemen organisasi tersebut maka akan diketahui atau berdampak kepada seluruh bagian organisasi yang lain, sehingga dapat segera diatasi, dipelajari dan ditingkatkan.